E-Rechnung ab 1. Januar 2027: was jetzt zu tun ist
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Ab 2027 kommt für viele das Ausstellen dazu, gestaffelt nach Umsatz. Die Fristen, die zulässigen Formate, die Ausnahmen und das, was auf deiner Website und in deinem Shop dafür passieren muss.
Die E-Rechnung wird meist als ein Termin behandelt. Tatsächlich sind es drei, und einer davon liegt bereits hinter uns.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für kleine Betriebe, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Was zum Jahreswechsel 2027 dazukommt, ist das Ausstellen, und das gestaffelt nach Umsatz.
Dieser Beitrag sortiert die Fristen, erklärt, was als E-Rechnung zählt und was nicht, und geht dann auf den Teil ein, über den sonst wenig steht: was dafür auf deiner Website und in deinem Shop passieren muss.
Wir bauen Websites und Shops, wir sind keine Steuerberater. Dieser Beitrag ordnet die Regeln ein und ersetzt keine steuerliche Beratung in deinem Einzelfall.
Die drei Termine
| Ab wann | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | alle inländischen Unternehmen | Empfang von E-Rechnungen muss möglich sein |
| 1. Januar 2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | Ausstellen als E-Rechnung im B2B |
| 1. Januar 2028 | alle übrigen Unternehmen | Ausstellen als E-Rechnung im B2B |
Maßgeblich für die zweite Zeile ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres, geregelt in § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes. Für 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026, dem Jahr, in dem wir gerade sind.
Wer 2026 unter 800.000 Euro bleibt, darf bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papierrechnungen stellen. Andere elektronische Formate wie ein PDF sind in dieser Übergangszeit ebenfalls erlaubt, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Papier braucht diese Zustimmung nicht.
Dieselbe Frist bis Ende 2027 gilt für bestehende EDI-Verfahren, die die neuen Anforderungen noch nicht erfüllen.
Was als E-Rechnung zählt
Hier steckt das häufigste Missverständnis. Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die per E-Mail kommt.
§ 14 des Umsatzsteuergesetzes verlangt ein Dokument, das „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Gemeint sind Daten, die ein Programm auslesen kann, ohne sie abzutippen oder zu erkennen.
| Format | E-Rechnung? |
|---|---|
| XRechnung | Ja |
| ZUGFeRD ab 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL | Ja |
| Andere Formate nach EN 16931 | Ja |
| PDF, auch als Anhang einer E-Mail | Nein |
| Word- oder Excel-Datei | Nein |
| Gescannte Papierrechnung | Nein |
| Papier | Nein |
ZUGFeRD ist für die meisten kleinen Betriebe die bequemste Antwort. Es ist ein PDF, in das die Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, das Programm auf der Gegenseite liest den Datenteil. Damit funktioniert dasselbe Dokument gegenüber Geschäftskunden und Privatkunden.
Beim Aufbewahren ist trotzdem wichtig: der strukturierte Datenteil ist das Original. Ein Ausdruck genügt nicht. Aufzubewahren sind acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG).
Wer ausgenommen bleibt
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung werden. Die Ausnahmen sind breiter, als viele denken.
| Fall | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Rechnungen an Privatpersonen (B2C) | Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto | § 33 UStDV |
| Fahrausweise | § 34 UStDV |
| Kleinunternehmer beim Ausstellen | § 19 UStG, dauerhaft |
| Bestimmte steuerfreie Umsätze | § 4 Nr. 8 bis 29 UStG |
| Rechnungen an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft | keine B2B-Leistung |
Zwei Punkte daraus lohnen die Hervorhebung.
Die Grenze von 250 Euro ist brutto, nicht netto, und sie erfasst im Handel eine Menge Vorgänge. Wer überwiegend kleine Beträge abrechnet, ist praktisch weniger betroffen, als die Schlagzeilen vermuten lassen.
Kleinunternehmer sind nur beim Ausstellen befreit. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für sie. Wer als Kleinunternehmer kein Postfach für Rechnungen hat, hat trotzdem eines zu haben.
Was das für deine Website und deinen Shop bedeutet
Diesen Teil überspringen die meisten Ratgeber, weil sie aus der Buchhaltung kommen. Für Betreiber einer Website oder eines Shops hängen daran aber konkrete Änderungen.
Der Shop muss Geschäftskunden von Privatkunden unterscheiden
Das ist die wichtigste, und sie wird oft übersehen. Ob eine Rechnung eine E-Rechnung sein muss, hängt daran, wer bestellt. Wenn dein Bestellvorgang das nicht abfragt, weißt du es nicht.
Praktisch heißt das:
- ein Feld für den Firmennamen im Bestellvorgang
- ein Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, freiwillig, aber ein verlässliches Merkmal
- daraus abgeleitet, welches Rechnungsformat erzeugt wird
Ein Shop, der jede Bestellung gleich behandelt, erzeugt ab 2027 entweder zu wenige E-Rechnungen oder schickt Privatkunden eine Datei, mit der sie nichts anfangen können.
Die Rechnung aus dem Shop ist meist noch keine
Die üblichen Rechnungserweiterungen erzeugen ein PDF. Das reicht bis Ende 2026 und danach nur noch für Privatkunden. Prüf rechtzeitig, ob deine Erweiterung ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben kann, und ob die Version aktuell genug ist. Wir haben uns eines der Werkzeuge dafür in einem eigenen Beitrag angesehen: Rechnungskit.
Ein Postfach für Rechnungen, und es muss auffindbar sein
Für den Empfang genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Sinnvoll ist ein eigenes, etwa rechnung@deine-domain.de, aus zwei Gründen: Die Dateien gehen nicht zwischen Anfragen verloren, und die Aufbewahrung lässt sich davon ableiten.
Damit Lieferanten es benutzen, muss es auffindbar sein. Gute Plätze dafür sind die Kontaktseite, der Fußbereich und die eigenen Ausgangsrechnungen. Ins Impressum gehört es nicht zwingend, es schadet dort aber nicht.
Bestellbestätigung ist keine Rechnung
Eine Bestellbestätigung, eine Zahlungsbestätigung und eine Rechnung sind drei verschiedene Dinge. Viele Shops verschicken automatisch das erste und das zweite und erzeugen die Rechnung an anderer Stelle. Für die Pflicht zählt nur, was tatsächlich als Rechnung ausgestellt wird.
Checkliste bis Jahresende
| Schritt | Wer | Bis wann |
|---|---|---|
| Umsatz 2026 gegen die Grenze von 800.000 € prüfen | Buchhaltung | Jahresende |
| Postfach für den Empfang einrichten und bekannt machen | du | sofort, gilt seit 2025 |
| Aufbewahrung klären, acht Jahre, Datenteil im Original | Buchhaltung | vor der ersten E-Rechnung |
| Rechnungsprogramm auf XRechnung oder ZUGFeRD prüfen | du | im vierten Quartal 2026 |
| Shop um Firmenfeld und USt-IdNr. ergänzen | Website | im vierten Quartal 2026 |
| Rechnungserweiterung im Shop auf E-Rechnung umstellen | Website | vor dem 1. Januar 2027 |
| Eine Testrechnung an einen Geschäftskunden senden | du | vor dem 1. Januar 2027 |
| Stammdaten der Kunden um die Art ergänzen, Firma oder privat | du | laufend |
Der letzte Punkt ist der mühsamste und der wichtigste. Ohne diese Unterscheidung in den Daten lässt sich das Format nicht automatisch wählen, und dann macht es jemand von Hand.
Drei Irrtümer, die sich hartnäckig halten
„Ich bin klein, mich betrifft das nicht." Beim Ausstellen stimmt das für Kleinunternehmer dauerhaft und für alle anderen bis Ende 2027. Beim Empfangen stimmt es seit 2025 für niemanden.
„Ich schicke ja schon PDF-Rechnungen per Mail." Das ist eine elektronische Rechnung im Alltagssinn, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Der Unterschied liegt im strukturierten Datenteil.
„Dafür brauche ich ein teures Programm." Für den Empfang genügt ein Postfach. Für das Ausstellen bringen viele Buchhaltungs- und Shoplösungen die Formate inzwischen mit, oft ohne Aufpreis. Der Aufwand liegt eher im Einstellen als im Einkaufen.
Wenn dein Shop bis zum Jahreswechsel Geschäftskunden erkennen und die passende Rechnung erzeugen soll: Schreib uns kurz. Wir sehen uns an, was dein Shop heute ausgibt, und sagen dir, was dafür fehlt.
Quellen
Stand dieses Beitrags
Seit der Veröffentlichung inhaltlich unverändert.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, das ein Programm nicht auslesen kann. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, also etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen sind. ZUGFeRD ist dabei ein PDF mit eingebetteten Daten und erfüllt beides.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, geregelt in Paragraf 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes. Für das Jahr 2027 ist also der Umsatz des Jahres 2026 maßgeblich. Wer 2026 über 800.000 Euro liegt, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papier oder andere Formate verwenden.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Verbraucher bleiben ausgenommen, dort sind Papier und PDF weiter zulässig. Wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, ist beim Ausstellen also nicht betroffen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt trotzdem, denn Lieferanten dürfen sie schicken.
Sind Kleinunternehmer betroffen?
Beim Ausstellen dauerhaft nicht. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie alle anderen auch, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025.
Was brauche ich, um E-Rechnungen empfangen zu können?
Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums genügt für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Ein besonderes Portal oder eine Schnittstelle ist nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist ein eigenes Postfach nur für Rechnungen, etwa rechnung@deine-domain.de, damit die Dateien nicht zwischen anderen Nachrichten verloren gehen und die Aufbewahrung geordnet läuft.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, geregelt in Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wichtig ist dabei, dass der strukturierte Datenteil das Original ist. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto erfüllt die Aufbewahrung nicht.
Gibt es Rechnungen, die weiterhin auf Papier gehen dürfen?
Ja, mehrere. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach Paragraf 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, Fahrausweise nach Paragraf 34 derselben Verordnung, bestimmte steuerfreie Umsätze nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes sowie Rechnungen an Privatpersonen und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind.