Rechnungskit: E-Rechnungen auf Autopilot für Online-Shops

Wenn du einen Online-Shop betreibst, kennst du das Thema wahrscheinlich schon. Und wenn nicht, kommt es gerade mit voller Wucht auf dich zu: die E-Rechnung. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und in den nächsten Jahren wird auch das Ausstellen Schritt für Schritt zur Pflicht. Klingt nach Bürokratie? Ist es auch.

Umso mehr freuen wir uns, wenn jemand aus unserem Umfeld genau so ein trockenes Thema anpackt. Wir haben uns Rechnungskit genauer angeschaut und erzählen dir hier ganz offen, was uns daran gefällt, wie es funktioniert und wo das Projekt gerade steht.

Was ist Rechnungskit überhaupt?

Ganz ehrlich: Rechnungsprogramme gibt es wie Sand am Meer. Aber fast alle funktionieren nach demselben Prinzip. Du bekommst eine leere Eingabemaske, tippst Positionen ein, klickst auf „PDF erstellen" und hoffst, dass alles stimmt. Bei drei Rechnungen im Monat ist das okay. Bei einem Shop mit hunderten Bestellungen ist es Wahnsinn.

Denn im Handel entsteht die Rechnung gar nicht am Schreibtisch. Sie entsteht in dem Moment, in dem jemand bei dir bezahlt, über Stripe, Mollie oder PayPal. Alle Daten sind da: der Betrag, die Bestellung, der Kunde, die Steuersätze. Warum also nochmal alles von Hand anfassen?

Genau da setzt Rechnungskit an: Das System beginnt nicht bei einer leeren Maske, sondern bei deiner Zahlung.

Was macht Rechnungskit anders als ein PDF-Generator?

„Nicht noch ein PDF-Generator" steht so auf der Startseite, und der Satz trifft den Kern ziemlich gut. Eine hübsche PDF-Rechnung zu erzeugen ist keine Kunst. Die eigentliche Arbeit steckt in dem, was drumherum passiert:

E-Rechnung im ZUGFeRD-2.2-Format. Jede Rechnung ist ein PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931. Menschen können sie lesen, Maschinen können sie verarbeiten, und sie erfüllt den Standard, den die Pflicht verlangt.
Prüfung vor dem Versand. Pflichtfelder nach Paragraf 14 UStG, Steuersätze, Formatregeln und lückenlose Nummernkreise werden geprüft, bevor die Rechnung beim Kunden landet. Fehler fallen also auf, bevor sie jemand sieht, und nicht erst beim Steuerberater.
Archiv nach GoBD. Jeder Beleg landet festgeschrieben im Archiv, acht Jahre revisionssicher und jederzeit exportierbar.
Export für DATEV und OSS. Buchungen, Gebühren und Auszahlungen kommen fertig zugeordnet als DATEV-Export heraus, wahlweise SKR03 oder SKR04. EU-Umsätze gehen als OSS-Meldung je Quartal raus.

Kurz gesagt: Es geht nicht darum, Rechnungen schöner zu machen. Es geht darum, dass du sie gar nicht mehr anfassen musst.

Wie funktioniert das von der Zahlung bis zur Buchung?

Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten, vier Schritte, komplett von selbst:

Zahlungen zuerst. Jede Zahlung kommt direkt vom Zahlungsanbieter, samt Gebühren und Auszahlungen. Die Zahlung ist die Quelle der Wahrheit.
Bestelldaten zusammenführen. Zahlungen werden automatisch mit den Bestellungen aus deinem Shop verknüpft, egal ob Shopify, WooCommerce oder eigene Schnittstelle. Auch Zahlungslinks funktionieren.
Regeln anwenden. Umsatzsteuer je Land, Reverse Charge, Storno, Kleinbeträge. Erst wenn alle Regeln erfüllt sind, entsteht die Rechnung als ZUGFeRD und wandert revisionssicher ins Archiv.
Exportieren. Am Ende bekommt dein Steuerberater fertige Buchungen statt einem Ordner voller PDFs.

Die Zuordnung bestätigst du einmal, danach läuft jede Transaktion durch dieselbe geprüfte Strecke. Einmal eingerichtet, erledigt sich der Rest von selbst.

Was bedeutet das für deinen Steuerberater?

Ein Satz von Rechnungskit ist uns besonders im Kopf geblieben: „Rechnungen, die dein Steuerberater nicht anfassen muss." Denn seien wir ehrlich, viele Buchhaltungsprobleme entstehen gar nicht im Shop, sondern an der Übergabe zur Kanzlei. Belege fehlen, Gebühren von Stripe und PayPal sind nirgendwo zugeordnet, und am Quartalsende beginnt das große Suchen.

Rechnungskit gleicht deshalb auch die Auszahlungen ab. Gebühren und Erstattungen werden den Transaktionen zugeordnet, damit die Zahlen am Ende wirklich aufgehen. Und über einen Zugang nach Rollen kommen Steuerberater und Prüfer direkt an das Archiv, ohne E-Mail-Pingpong mit ZIP-Dateien.

Wie sieht es mit Datenschutz und Hosting aus?

Bei Rechnungsdaten reden wir über einige der empfindlichsten Daten, die ein Unternehmen hat. Deshalb gefällt uns, dass hier nicht an der Grundlage gespart wird. Entwickelt und betrieben wird in Deutschland, konkret bei Hetzner in Falkenstein, mit verschlüsselten Sicherungen in der EU und einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.

Das ist kein Aufkleber fürs Marketing, sondern eine bewusste Entscheidung. Wer bei Compliance-Themen unterwegs ist, kann schlecht erzählen, wie wichtig Datenschutz ist, während die Daten irgendwo liegen, wo man es selbst nicht so genau weiß.

Wo steht das Projekt gerade?

Auch hier bleiben wir ehrlich, so wie du es von uns kennst: Rechnungskit ist aktuell in einer geschlossenen Beta mit Warteliste. Es ist also noch nicht alles fertig, und genau das finden wir sympathisch. Statt mit einem lauten Start tausend halbfertige Konten zu produzieren, wird hier mit einer überschaubaren Gruppe von Shops jeder Sonderfall sauber gelöst. Steuerlogik ist komplex, da ist dieser Weg der richtige.

Das Vormerken auf der Warteliste ist kostenlos, eine Kreditkarte brauchst du nicht, und das Team meldet sich persönlich, sobald du dran bist. Diese Art von direkter, unkomplizierter Kommunikation ist genau das, was wir auch bei unseren eigenen Projekten leben. #ImmerPerDu

Fazit: Für wen lohnt sich Rechnungskit?

Rechnungskit ist eines dieser Projekte, die ein trockenes Pflichtthema so lösen, wie wir es mögen: ehrlich, durchdacht und ohne leere Versprechen. Keine leere Eingabemaske, sondern Automatisierung ab der Zahlung. Keine PDF-Kosmetik, sondern echte E-Rechnungen nach Standard, geprüft, archiviert und fertig für DATEV und OSS.

Wenn du einen Online-Shop betreibst und die E-Rechnungspflicht nicht zu deinem neuen Hobby machen willst, schau dir das an und trag dich auf die Warteliste ein: rechnungskit.de

Und wenn du Fragen hast, melde dich einfach. Gemeinsam machen wir den Unterschied.