Alemania obliga a la factura electrónica el 1 de enero de 2027
En México facturamos con CFDI desde hace más de una década. Alemania llega ahora: recibir ya es obligatorio desde 2025 y emitir lo será desde 2027, escalonado por facturación. Qué cuenta como factura electrónica, quién queda fuera y qué significa si le facturas a empresas alemanas.
En México la factura electrónica es rutina desde hace más de una década, y el CFDI 4.0 es la única versión válida desde abril de 2023. Europa va detrás, y Alemania es de los países que van más rápido.
Ahí el tema suele contarse como una sola fecha. En realidad son tres, y una ya pasó.
Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa establecida en Alemania tiene que poder recibir facturas electrónicas estructuradas. Sin periodo de transición y sin excepción para los negocios pequeños. Lo que llega en el cambio de año de 2027 es la obligación de emitirlas, escalonada por facturación.
Este artículo ordena los plazos, explica qué cuenta como factura electrónica y qué no, y luego entra en la parte que casi ninguna guía toca: qué tiene que cambiar en tu sitio y en tu tienda.
Nosotros construimos sitios y tiendas, no somos contadores. Este artículo ordena las reglas y no sustituye asesoría fiscal para tu caso.
Los tres plazos
| Desde | A quién aplica | Qué rige |
|---|---|---|
| 1 de enero de 2025 | toda empresa establecida en Alemania | tiene que poder recibir facturas electrónicas |
| 1 de enero de 2027 | facturación del año anterior sobre 800,000 € | tiene que emitir factura electrónica entre empresas |
| 1 de enero de 2028 | todas las demás | tiene que emitir factura electrónica entre empresas |
Para la segunda fila cuenta la facturación total del año natural anterior, según el artículo 27 apartado 38 de la ley alemana del IVA. Para 2027 pesa entonces la facturación de 2026, el año en el que estamos.
Quien en 2026 quede por debajo de 800,000 euros puede seguir emitiendo en papel hasta el 31 de diciembre de 2027. Otros formatos electrónicos como un PDF también valen en ese periodo, pero solo con el acuerdo del receptor. El papel no necesita ese acuerdo.
El mismo plazo hasta finales de 2027 aplica a los sistemas EDI existentes que todavía no cumplen los nuevos requisitos.
Qué cuenta como factura electrónica
Aquí está el malentendido más común. Una factura electrónica no es una factura que llega por correo.
El artículo 14 de la ley alemana del IVA exige un documento emitido, transmitido y recibido "en un formato electrónico estructurado" que "permita el procesamiento electrónico". Se refiere a datos que un programa puede leer sin transcribirlos ni reconocerlos.
| Formato | ¿Factura electrónica? |
|---|---|
| XRechnung | Sí |
| ZUGFeRD desde 2.0.1, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL | Sí |
| Otros formatos conformes a EN 16931 | Sí |
| PDF, también adjunto a un correo | No |
| Archivo de Word o Excel | No |
| Factura en papel escaneada | No |
| Papel | No |
ZUGFeRD es la respuesta más cómoda para la mayoría de los negocios pequeños. Es un PDF con los datos incrustados. La persona ve la factura de siempre, el programa del otro lado lee la parte de datos. El mismo documento sirve entonces para clientes empresa y para consumidores.
Quien viene del CFDI reconocerá la lógica: el archivo estructurado es el documento fiscal y la representación impresa es solo eso, una representación. En Alemania pasa igual: el original es la parte de datos. Una impresión no basta. El plazo de conservación es de ocho años contados desde el cierre del año natural de emisión (artículo 14b de la ley del IVA).
Quién queda fuera
No toda factura tiene que volverse electrónica, y las excepciones son más amplias de lo que suele suponerse.
| Caso | Base |
|---|---|
| Facturas a consumidores finales | La obligación cubre solo operaciones entre empresas |
| Facturas de hasta 250 € con impuestos incluidos | Artículo 33 del reglamento del IVA alemán |
| Boletos de transporte | Artículo 34 del mismo reglamento |
| Régimen de pequeño empresario, al emitir | Artículo 19 de la ley del IVA, de forma permanente |
| Ciertas operaciones exentas | Artículo 4 números 8 a 29 de la ley del IVA |
| Facturas a personas morales que no son empresas | No es una operación entre empresas |
Dos de esas merecen subrayarse.
El límite de 250 euros es una cifra bruta, con impuestos incluidos, y en comercio cubre muchísimas operaciones. Quien factura sobre todo importes chicos está menos afectado de lo que sugieren los titulares.
El régimen de pequeño empresario solo exime de emitir. La obligación de recibir aplica desde 2025 también para ellos.
Qué significa para tu sitio y tu tienda
Esta parte la saltan casi todas las guías porque vienen de la contabilidad. Para quien opera un sitio o una tienda, de aquí cuelgan cambios concretos.
La tienda tiene que distinguir empresas de consumidores
Es el punto importante y es el que se pasa por alto. Que una factura tenga que ser electrónica depende de quién compra. Si tu proceso de compra no lo pregunta, no lo sabes.
En la práctica eso significa:
- un campo para la razón social en el proceso de compra
- un campo para el número de identificación fiscal, opcional pero una señal confiable
- una lógica que elija el formato de factura a partir de esos campos
Una tienda que trata igual todos los pedidos va a emitir desde 2027 o muy pocas facturas electrónicas o le va a mandar a un consumidor un archivo que no le sirve.
La factura que emite tu tienda probablemente todavía no lo es
Las extensiones habituales de facturación generan un PDF. Eso alcanza hasta finales de 2026 y después solo para consumidores. Revisa con tiempo si tu extensión puede emitir ZUGFeRD o XRechnung y si la versión es lo bastante reciente. Vimos una de esas herramientas en un artículo aparte.
Un buzón para facturas, y tiene que encontrarse
Para recibir, el Ministerio de Finanzas alemán considera suficiente un buzón de correo electrónico. Conviene uno propio, por ejemplo facturas@tudominio.com, por dos razones: los archivos no se pierden entre consultas y la conservación tiene un origen claro.
Para que los proveedores lo usen, tiene que poder encontrarse. Buenos lugares son la página de contacto, el pie de página y tus propias facturas de salida.
Una confirmación de pedido no es una factura
Confirmación de pedido, confirmación de pago y factura son tres cosas distintas. Muchas tiendas mandan las dos primeras de forma automática y generan la factura en otro lado. Para la obligación cuenta solo lo que de verdad se emite como factura.
Qué viene después de Alemania
Alemania va temprano, y el resto de la Unión Europea sigue detrás. Con el paquete europeo IVA en la era digital la factura estructurada y el reporte casi en tiempo real se vuelven obligatorios para las operaciones transfronterizas entre empresas dentro de la Unión Europea desde el 1 de julio de 2030, otra vez sobre la norma EN 16931.
Dicho de otro modo: el trabajo de formatos que hagas para Alemania te sirve después. Es la misma norma hacia la que se mueve el resto del mercado europeo.
Lista antes del cierre de año
| Paso | Quién | Para cuándo |
|---|---|---|
| Comparar la facturación 2026 contra los 800,000 € | contabilidad | cierre de año |
| Poner un buzón de recepción y darlo a conocer | tú | ya, rige desde 2025 |
| Definir la conservación, ocho años, datos como original | contabilidad | antes de la primera factura |
| Revisar el programa de facturación para XRechnung o ZUGFeRD | tú | cuarto trimestre de 2026 |
| Agregar razón social e identificación fiscal en la tienda | sitio web | cuarto trimestre de 2026 |
| Cambiar la extensión de facturación a factura electrónica | sitio web | antes del 1 de enero de 2027 |
| Mandar una factura de prueba a un cliente empresa | tú | antes del 1 de enero de 2027 |
| Marcar en tus datos quién es empresa y quién particular | tú | de forma continua |
El último es el más tedioso y el más importante. Sin esa distinción en los datos no se puede elegir el formato de forma automática, y entonces alguien lo hace a mano.
Tres ideas equivocadas que siguen circulando
"Soy chico, a mí no me toca." Al emitir eso es cierto de forma permanente para el régimen de pequeño empresario y cierto hasta 2027 para los demás. Al recibir no es cierto para nadie desde 2025.
"Ya mando facturas en PDF por correo." Eso es una factura electrónica en el habla cotidiana y no una factura electrónica en el sentido de la ley. La diferencia está en la parte de datos estructurados.
"Para eso necesito un programa caro." Para recibir basta un buzón. Para emitir, muchos sistemas de contabilidad y de tienda ya traen los formatos, con frecuencia sin costo adicional. El trabajo está más en configurar que en comprar.
Si tu tienda tiene que reconocer clientes empresa y emitir la factura correcta antes del cambio de año, escríbenos. Vemos qué emite hoy tu tienda y te decimos qué falta.
Fuentes
- Ministerio de Finanzas de Alemania: preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
- Artículo 14 de la ley alemana del IVA, emisión de facturas
- Artículo 27 apartado 38, disposiciones transitorias
- Artículo 14b, conservación de facturas
- Comisión Europea: IVA en la era digital
- SAT: facturación electrónica en México
Vigencia de este artículo
Sin cambios de fondo desde su publicación.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Un PDF enviado por correo es una factura electrónica?
No, y en esto Alemania coincide con México. La factura tiene que emitirse, transmitirse y recibirse en un formato electrónico estructurado que permita el procesamiento automático. Un PDF es una imagen de una factura que un programa no puede leer. Los formatos válidos siguen la norma europea EN 16931, entre ellos XRechnung y ZUGFeRD desde la versión 2.0.1, excluyendo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL. ZUGFeRD es un PDF con los datos incrustados, así que cumple por ambos lados.
¿Aplica si soy una empresa mexicana que factura a un cliente alemán?
La obligación alemana cubre operaciones entre empresas establecidas en Alemania, así que una empresa mexicana sin establecimiento allá no queda obligada por ella. Dos cosas importan igual en la práctica: los clientes alemanes están armando procesos alrededor de facturas estructuradas y las van a pedir cada vez más, y si tienes una filial o sucursal allá sí entras. Desde el 1 de julio de 2030 las reglas europeas de ViDA suman la factura estructurada para las operaciones transfronterizas dentro de la Unión Europea.
¿Qué facturación cuenta para el límite de 800,000 euros?
La facturación total del emisor en el año anterior, según el artículo 27 apartado 38 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido alemana. Para 2027 cuenta entonces la facturación de 2026. Por encima del límite, la factura electrónica es obligatoria desde el 1 de enero de 2027. Por debajo, otros formatos siguen permitidos hasta el 31 de diciembre de 2027.
¿Aplica a las facturas a consumidores finales?
No. La obligación cubre operaciones entre empresas dentro de Alemania. Las facturas a particulares quedan fuera, ahí siguen valiendo papel y PDF. Quien vende solo a consumidores no está afectado al emitir. La obligación de poder recibir facturas electrónicas aplica de todos modos, porque los proveedores sí pueden mandarlas.
¿Qué necesito para poder recibir facturas electrónicas?
Según el Ministerio de Finanzas alemán basta con un buzón de correo electrónico. No exige portal ni interfaz. Conviene un buzón propio, por ejemplo facturas@tudominio.com, para que los archivos no se pierdan entre otros mensajes y para que la conservación tenga un origen claro.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas electrónicas?
Ocho años, según el artículo 14b de la ley alemana. El plazo empieza al cierre del año natural en que se emitió la factura. Lo importante es que el original es la parte de datos estructurados. Una impresión o una captura de pantalla no cumplen con la conservación.